Software reduz uso de papel

Dione Amaral

Os arquivos de uma empresa costumam ocupar centenas de armários de documentos de papel. Levantar um documento pode ser uma tarefa demorada. A solução encontrada para dinamizar esse processo são os Gerenciadores Eletrônicos de Documentos (GED). Em São Paulo, a maioria das grandes instituições utiliza esse software para digitalizar documentos em papel.

A empresa Novatec, com filial em Macapá e sede em São Paulo, é a única distribuidora do GED LASERFICHE no Brasil. De revendedora passou para distribuidora, fato que fez transferir a sede de Macapá para o Sudeste. O LASERFICHE é um software que converte documentos de papel para digitais.

“Depois de convertido em imagem eletrônica, o documento é nomeado e indexado com informações que o usuário dispõe como títulos, nomes, datas ou outras identificações para então ser arquivado eletronicamente”, afirma o gerente da Novatec, Álvaro Miranda. Arquivados, os documentos podem ser encontrados rapidamente.

Vantagens

Os benefícios em ter um Gerenciador Eletrônico de Documentos são pelo menos dois: conveniência e custo/benefício. A conveniência é traduzida em economia de tempo. “Imagine as horas que se gastam dentro de um setor de arquivo na chegada até a saída. Isso sem contar na possibilidade do documento ter se extraviado”, explica Álvaro.

O software GED LASERFICHE representa redução dos custos com manuseio e armazenamento de documentos, aumento da produtividade e estímulo à responsabilidade ambiental. “Com menos papel menos árvores serão cortadas e mais se preservará o meio ambiente”, destaca o gerente.

O lançamento oficial do Laserfiche será feito em Macapá no dia 13 de dezembro com um workshop sobre “Gerenciamento Eletrônico de Documentos” ministrado pelo especialista em GED, Mario Salles. As inscrições são gratuitas e podem ser feitas no dia do evento no auditório da Faculdade Seama.

Curiosidades


O custo para consulta de documentos em papel pode chegar a R$50. Em um HD de 50 GB armazena-se 1 milhão de páginas de documentos, correspondendo a um custo de armazenamento, busca e recuperação cem vezes mais barato, rápido e seguro.


Confira a programação


18h30 - Welcome Coffe


19h - Abertura: Apresentação da Novatec Corporation e Laserfiche


19h35 - Gerenciamento Eletrônico de Documentos


Automação e Digitação de Documentos


20h30 - Coffe Break


20h45 - Como automizar o GED com a tecnologia


Laserfiche e o uso de multifuncionais.


Publicação e Consultoria a Documentação na web e na internet.


Convidado: Mario Salles - especialista há mais de 15 anos em GED/ECM.


21h45 - Encerramento.


Dione Amaral (MTb 194/AP)